Agenda uitnodigingen bestaan uit:
Instellingen huisstijl voor e-mail templates
Domeininstellingen om vanuit je eigen domein mails te versturen
E-mail sjablonen in de vorm van e-mail templates
Wanneer welke agenda uitnodigen zijn verstuurd zie je uiteraard op de workorder zelf. Onder instellingen kun je daarnaast een overzicht van alle verstuurde e-mails raadplegen.
Het principe van agenda uitnodigingen
Wanneer je voor een service afspraak via tjecco een uitnodiging verstuurd dan ontvangt je ontvanger een e-mail met als bijlage een agenda bestand. Ongeacht of de ontvanger de uitnodiging accepteert of afwijst, in de agenda van de ontvanger zal de afspraak in zijn agenda getoond worden.
Het accepteren of afwijzen van de uitnodiging doet de ontvanger namelijk in de mail met de Accepteer of Afwijkknop. Klikt hij op een van beide knoppen dan landt de ontvanger op een landingspagina waarbij hij kan zien wie wel of niet geaccepteerd heeft en wie (nog) niet gereageerd heeft.
Let op dat bij het annuleren van een geplande afspraak de agenda uitnodiging bij je ontvanger niet automatisch verplaatst of verwijderd wordt.
Tip: Maak voor herplannen of annuleren een e-mail template aan en benoem dat men handmatig de oude afspraak in hun eigen agenda moeten verwijderen.
Uitnodigingen templates
Als gebruiker kun je 1 of meerdere e-mail templates aanmaken die automatisch gebruikt worden wanneer je een bepaalde dienst hebt ingepland. Dit betekent dat het mogelijk is dat per dienst of product een andere uitnodiging ingesteld kan worden. De inhoud van een uitnodiging en de onderwerpregel is met behulp van 'placeholders' (variabele velden) in te stellen. Daarnaast is ook de afzender in te stellen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan dat de uitnodiging wordt verstuurd namens de afdeling Planning.
Raadpleeg het artikel 'Instellen e-mail templates'.
Agenda uitnodiging
De agenda uitnodiging naar je opdrachtgever verstuur je vanuit de planning. Hierbij heb je de mogelijkheid om 'gebouwcontactpersonen' vast te leggen die standaard de uitnodiging zullen ontvangen. tjecco houdt bij wie uitnodigingen heeft geaccepteerd en afgewezen zodat je gepaste actie kunt ondernemen. Bovendien is in het planningsoverzicht overzichtelijk weergegeven van welke afspraak nog uitnodigingen verstuurd moeten worden, welke geaccepteerd zijn en welke (nog) niet.
Lees hier hoe je agenda uitnodigingen verstuurt en beheert.