Planning instellen
Agenda uitnodigingen maken onderdeel uit van de planningsmodule in de tjecco field service applicatie. Door een workorder in de planning te slepen wordt de datum en tijd bepaald wanneer deze workorder uitgevoerd moet worden. Een voorbeeld van een planningsscherm is hieronder afgebeeld.
Door op een afspraak in de planning te dubbelklikken, wordt het planningsdetailscherm geopend.
Uitnodiging versturen
Een uitnodiging verstuur je vanuit het planningsdetail scherm door de knop 'Nodig uit' te kiezen.
De gebouwcontactpersonen worden automatisch bij de Ontvangers ingevuld en tevens wordt ook het bijbehorende e-mail sjabloon (zie e-mail templates) van de dienst of product geselecteerd. Je ziet meteen hoe de agenda uitnodiging eruit komt te zien en uiteraard ben je vrij om de tekst zelf aan te passen.
LET OP: Naast het feit dat de ontvangers een uitnodiging ontvangen wordt er door tjecco ook een uitnodiging verstuurd naar de workorder ingeplande field service engineer. Hierdoor wordt zijn/haar agenda meteen bijgewerkt. De field service engineer heeft niet de mogelijkheid om een afspraak te accepteren of af te wijzen.
Toegang tot ruimtes
Aan de hand van de inspectie of controle punten op de werkorder, weet tjecco in welke ruimtes de service monteur moet zijn om zijn werk te kunnen uitvoeren. Door in de e-mail template het bouwblok 'Ruimtes' op te nemen, wordt in de uitnodiging automatisch het overzicht hiervan opgenomen.
Meerdere ontvangers
In field service contractbeheer kun je gebouwcontactpersonen opgegeven. De gebouwcontactpersonen zijn de personen op locatie die de service monteur begeleiden en toegang geven tot de diverse ruimtes.
Bij een agenda uitnodiging kan je zelf bepalen of er naast de gebouwcontactpersonen ook andere personen een uitnodiging moeten ontvangen. Dit kan door bij 'Verstuur naar' andere personen te kiezen die je als contactpersoon hebt aangemaakt.
LET OP: Indien je reeds uitgenodigde contactpersonen opnieuw een uitnodiging stuurt, dan wordt de status van de uitnodiging van die personen terug op 'Open' wordt gezet.
Status acceptatie of afwijzen
Nadat de uitnodiging is verstuurd krijgen de ontvangers een e-mail met het verzoek de agenda uitnodiging te accepteren of te weigeren.
Tip!: Lees hier de regels betreffende het acceptatie en afwijsbeleid van agenda uitnodigingen.
De ontvanger wordt doorverwezen naar een landingspagina wanneer hij kiest accepteren of afwijzen in de e-mail uitnodiging. Op die landingspagina is door de ontvanger te zien wie de uitnodiging heeft geaccepteerd, wie heeft afgewezen en wie nog niet gereageerd heeft.
Op het planningsdetailscherm maar ook in de planning is zichtbaar welke status een afspraak heeft maar ook wie de afspraak heeft geaccepteerd of geweigerd.
Status uitnodigingen in de planning
Planning | Status |
| Workorder is gepland en is nog geen uitnodiging verstuurd. De afspraakstatus = 'Nog versturen'. |
| Workorder is gepland en er is een agenda uitnodiging verstuurd. Ontvangers hebben nog niet gereageerd. De afspraakstatus = 'Open' |
| Workorder is gepland en er is een agenda uitnodiging verstuurd. Minstens 1 ontvanger heeft de uitnodiging geaccepteerd. De afspraakstatus = 'Geaccepteerd'. |
| Workorder is gepland en er is een agenda uitnodiging verstuurd. Minimaal 1 ontvanger heeft geannuleerd en niemand heeft geaccepteerd of de planner heeft geannuleerd. De afspraakstatus = 'Geannuleerd'. |
Status in het planningsdetailscherm.
Ga met je muis over de initialen en geaccepteerd voor aanvullende info.
Annulering of herplannen
Annulering
Indien de uitnodiging door alle Ontvangers wordt geweigerd of als planner annuleer je de afspraak dan dien je de afspraak te herplannen. In beide gevallen staat de afspraak wel in de agenda van jezelf en van je ontvangers.
Let op!!: Geen automatisch annuleringsbericht
Indien je als planner een afspraak annuleert of moet herplannen dan kun je ervoor kiezen om een afspraakannulering naar je contactpersonen te sturen. Je moet dus een bewuste keuze maken om deze annulering te versturen. tjecco zal je er overigens wel op attenderen.
Herplannen
Wanneer de afspraak in de planning verschoven (versleept wordt) wordt dan worden de uitnodigingsgegevens gewist waarbij je in de audittrail de historie van uitnodigingen kunt blijven raadplegen. Hetzelfde geldt ook wanneer je een afspraak terugsleept naar 'Te plannen taken'. tjecco zal je ook vragen of je een afspraakannulering wilt versturen indien er al een uitnodiging verstuurd is.
Status van alle verstuurde agenda uitnodigingen
Voor een volledig overzicht van alle verstuurde e-mails met hun statussen kun je het overzicht 'Verstuurde e-mails' onder instellingen raadplegen. Daarnaast kun je het 'Afspraken' dashboard raadplegen.
Audittrail
In de audittrail is zichtbaar wanneer welke afspraak is verstuurd, wie heeft geaccepteerd en geannuleerd en wanneer.