Wat zijn e-mail templates?
Met e-mail templates maak je een sjabloon voor een agenda uitnodiging, het versturen van een uitslag van een controle of inspectie, een annulering van een afspraak (in ontwikkeling) of het melden van een overschrijding c.q normafwijking (in ontwikkeling).
Indien je een agenda uitnodiging (e-mail template) aan het inrichten bent dan heb je de mogelijkheid om accepteer en afwijs knoppen in je mail toe te voegen. Deze functies zorgen ervoor dat het voor de planner zichtbaar is wie welke afspraak heeft geaccepteerd en wie niet.
Een e-mail template wordt qua huisstijl opgemaakt op basis van je eigen huisstijl. Die huisstijl stel je in bij het bedrijfsprofiel.
E-mail templates aanmaken
Ga naar instellingen en kies voor de optie 'E-mails' en kies vervolgens voor 'E-mail templates'.
Zodra je hebt gekozen voor 'E-mail templates' zie je het overzicht van je bestaande e-mail templates. Met het + icoon maak je een nieuwe template aan of klik op een bestaande om de template te wijzigen.
Opbouw e-mail template
Zodra je een nieuw e-mail template aanmaakt of een bestaande wijzigt, dan zie je onderstaand scherm. Het scherm bestaat uit
Algemene instellingen
Bij de algemene instellingen geef je
de naam van de template op zoals je die ziet wanneer je bij een agenda uitnodiging of het versturen van een resultaat (uitslag) ziet;
de categorie aan. Met categorie geef je aan waar je e-mail template voor wordt gebruikt en dus in welke stap je de betreffende e-mail template kunt kiezen.
Uitnodigingen: dit zijn e-mail templates die je gebruikt bij het versturen van agenda uitnodigingen
Vrijgave: dit zijn e-mail templates die gebruikt worden wanneer je resultaten beschikbaar stelt (vrijgeeft) aan je klanten (Nog te ontwikkelen).
gekoppelde producten aan. Elke werkorder is gekoppeld aan de dienstverlening die je als bedrijf levert, ookwel 'Producten' genoemd. Door aan een e-mail template een of meerdere producten te koppelen, wordt deze template automatisch gekozen bij het versturen van de e-mail of uitnodiging.
E-mail template inrichting
Een e-mail template bestaat uit de volgende onderdelen:
Huisstijl: Met welke opmaak je e-mails of agenda uitnodigingen gaat versturen, stel in in onder je bedrijfsprofiel bij de instellingen van je huisstijl.
Onderwerpregel: Bepaal welke onderwerpregel je wilt laten zien bij je ontvanger zodat die weet waarover de mail of uitnodiging gaat. Ook in de onderwerpregel kun je labels (velden) opnemen die ingevuld worden zodra je de mail gaat versturen. Om een label in de onderwerpregel te plaatsen, kopieer je het betreffende label, bijv. {{buildg.name}}, naar de onderwerpregel.
Tekst editor: met de teksteditor bepaal je de inhoud van je sjabloon. Met de knop 'Placeholders' kun je labels (velden) in je template opnemen die ingevuld worden zodra je de betreffende e-mail gaat versturen. Ook kun je links naar websites, telefoonnummers of e-mailadressen opnemen.
Voorbeeld (preview): de preview laat met voorbeeld gegevens de inhoud zien zoals je ontvanger het zal zien.
Hieronder een voorbeeld van een e-mail template en het resultaat zoals je ontvanger dat gaat zien wanneer deze mail door de ontvanger wordt ontvangen.
LET OP!! Sommige e-mail pakketten (waaronder de oude Outlook) laten de opgemaakte tekst als platte tekst zien bij de ontvanger. Als verzender heb je daar geen invloed op.
Tip: Stuur jezelf een voorbeeld mail door op de verzenden knop te drukken in het 'Template' scherm.
Afwijs en accepteer knoppen toevoegen aan je uitnodiging
Om agenda uitnodigingen door de ontvanger te laten of accepteren dien je onder de knop 'Placeholders' in de teksteditor moet je ervoor zorgen dat je de 'Accepteerknop' en 'Afwijsknop' toevoegt aan je sjabloon. Deze knoppen staan onder de sectie 'Kalender events' nadat je voor placeholders hebt gekozen. De kleur van deze knoppen hebben een standaard kleur en kun je niet in stellen onder bij je huisstijl instellingen onder je bedrijfsprofiel.
Indien een ontvanger op een van beide knoppen drukt in een ontvangen agenda uitnodiging dan wordt er een landingspagina geopend. De inhoud van de landingspagina is niet wijzigbaar anders dan dat je je logo kunt toevoegen zoals je dat ge-upload hebt bij je huisstijl instellingen.
Voorbeeld landingspagina agenda uitnodiging acceptatie
Let op: regels betreffende het acceptatie en afwijsbeleid
Indien 1 ontvanger de agenda uitnodiging heeft geaccepteerd dan wordt de agenda uitnodiging als geaccepteerd beschouwd en gaat de afspraak door.
Indien alle ontvangers de agenda uitnodiging hebben afgewezen dan is de agenda uitnodiging van de workorder afgewezen
Indien geen enkele ontvanger reageert, dan is de agenda afspraak open en gaat de afspraak door
Indien er 1 ontvanger de agenda uitnodiging afwijst en de overige ontvangers reageren niet dan is de agenda uitnodiging niet volledig afgewezen en gaat de afspraak door.
Welke ontvanger heeft geaccepteerd of afgewezen is te zien in het grafische planningsscherm, op de planningskaart en bij verstuurde e-mails (onder Instellingen -> verstuurde e-mails). 'Verstuurde e-mails' toont een overzicht van alle verstuurde e-mails naar elke ontvanger, inclusief de status van de e-mail of uitnodiging.